Istruzioni operative per l段nvio di atti e relativi allegati alla SABAP per le Province di Pisa e Livorno.

Con la presente si porta a conoscenza dei destinatari istituzionali di alcune novità tecniche che influiranno sulle comunicazioni istituzionali con la scrivente Soprintendenza.

1) A seguito delle modifiche al Codice della Privacy apportate dal Regolamento Europeo 2016/679 meglio noto come GDPR 25 maggio 2018, il Ministero dei Beni e delle Attività Culturali ha messo in atto diverse restrizioni sull’intera rete per ottemperare alle sue disposizioni (vedi circolare ministeriale n.10/2019).
A seguito delle restrizioni adottate per garantire la sicurezza dei dati, gli uffici di questa Amministrazione non sono più autorizzati ad utilizzare nessun tipo di servizio di Storage o strumento di trasferimento di file ESTERNO.
Il Ministero dei Beni Culturali si è, tuttavia, dotato di un servizio di trasferimento file proprio (https://transfer.beniculturali.it. ), che mette a disposizione di codeste Amministrazioni per l’invio di atti e progetti di grosse dimensioni, previa richiesta di credenziali di accesso da inoltrarsi a:
sabap-pi.ufficioinformatico@beniculturali.it 

Guida al Transfer clicca qui


2) Si informa, altresì che, a partire dal 28.03.2019, è entrato in funzione un nuovo sistema di protocollazione, gestione documentale e archiviazione digitale meglio rispondente alle disposizioni del Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs.n.82/2005 e ss.mm.).
L’entrata in funzione di questo sistema rende possibile solo il ricevimento di atti in formato digitale spediti tramite posta elettronica ordinaria (PEO) o certificata (PEC), esclusi pertanto i documenti cartacei. (In quest'ultimo caso per invio di progetti si Chiede di allegare CD/DVD della documentazione).
Quanto all’invio di formati digitali, si evidenzia che non sarà più possibile inviare lo stesso progetto tramite invii plurimi sia con PEC o PEO, in quanto il nuovo sistema applicherà, in modo automatico, diverse registrazioni di protocollo.
Si consiglia quindi caldamente di effettuare un unico invio, per evitare disguidi con la numerazione di protocollo delle pratiche in entrata e la loro successiva gestione amministrativa.
Infine, poiché il nuovo sistema di archivio-protocollo visualizza meglio il formato PDF -PDF/A, per una più celere ricezione, si suggerisce che gli atti siano inviati prevalentemente in formato PDF/A-PDF, evitando - se possibile - l’invio di progetti con diversi tipi di estensione di file che, già oggi, non risultano correttamente visualizzabili.

Eventuali chiarimenti potranno essere richiesti tramite posta elettronica ordinaria all’indirizzo sopra riportato.